Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

kidou betreibt die Website kidou.ch und die App kidou. Eltern finden hier Betreuungsplätze. Kitas, Spielgruppen und Tagesfamilien verwalten Plätze, Anfragen und den Alltag.

Verantwortlich für die Bearbeitung deiner Daten ist [Firmenname und Adresse folgen]. Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter datenschutz@kidou.ch. Wir halten uns an das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, wo es gilt, an die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

2. Welche Daten

Wir bearbeiten nur Daten, die wir für kidou brauchen. Diese Tabelle zeigt, wofür und wie lange.

Cookies brauchen wir nur für die Anmeldung. Eine Statistik zur Nutzung erheben wir nur mit deiner Einwilligung und ohne Werbe-Cookies (Abschnitt 6).

Im Browser merken wir uns ohne Konto deine Merkliste («kidou.merkliste», bis du sie leerst). Kommst du über einen Link oder QR-Code eines Anbieters auf sein Profil, merkt sich der Browser für diesen Tab, woher die Anfrage kommt («kidou.herkunft»): die Kennung des Standorts und den Weg (Link, Aushang, QR-Code), nie eine Person. Mit dem Schliessen des Tabs ist der Eintrag weg; der Anbieter sieht nur Summen.

3. Kinderdaten und Fotos

Wir erfassen nur, was die Betreuung braucht. Gesundheitsangaben wie Allergien speichern wir erst nach einer Zusage und nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung. Sie sind markiert und nur für die Betreuung sichtbar, jeder Zugriff wird protokolliert.

Fotos gibt es nur nach deiner Einwilligungsstufe: keine, nur Gruppe oder ganzer Standort. Wir zeigen sie nur über kurzlebige, signierte Links. Sechs Monate nach dem Austritt löschen wir sie.

4. KI-Assistent und Übersetzung

Der Assistent hilft beim Suchen, fasst Profile zusammen und schreibt Entwürfe. Dafür nutzen wir Sprachmodelle von Anthropic (USA). Nachrichten übersetzen wir auf Wunsch mit DeepL (Deutschland).

Die Vornamen deiner Kinder aus dem Familienprofil ersetzen wir vorher durch Kürzel wie «Kind A». Suchst du ohne Konto in eigenen Worten, kennen wir die Namen nicht; dann ersetzen wir die Vornamen, die wir in üblichen Wendungen erkennen («für Lina», «unsere Tochter Lina»), und bitten dich, keine Namen zu schreiben. Gesundheitsangaben gehen nie an ein Sprachmodell und nie an die Übersetzung. Die Anbieter der Modelle dürfen die Daten nicht für ihr Training verwenden [Verträge werden vor dem Start geprüft].

Alles, was nach aussen geht, braucht das OK eines Menschen. Nachrichten, die mit dem Assistenten verfasst wurden, sind so gekennzeichnet und nennen eine verantwortliche Person.

5. Login über Clerk

Für die Anmeldung nutzen wir Clerk (Clerk, Inc., USA). Clerk kennt nur Konto-Daten: Name, E-Mail, Telefon, Organisation und Rolle.

Familien- und Kinderdaten liegen nie bei Clerk, auch nicht als Zusatzangaben. Mit Clerk schliessen wir einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung mit Standardvertragsklauseln ab [vor dem Start].

6. Statistik und Fehlerberichte

Statistik nur mit deinem OK. Wählst du beim Hinweis «Einverstanden», zählen wir, welche Seiten aufgerufen werden und wie oft drei Schritte gelingen: Ein Anbieter registriert sich, eine Sammelanfrage geht raus, ein Angebot wird angenommen. Dafür nutzen wir PostHog auf einem eigenen Server [Standort folgt], erreichbar über kidou.ch.

Wir erfassen keine Namen, keine Eingaben und keine Klicks und zeichnen nichts auf. Seitenadressen zählen wir ohne IDs und ohne Suchbegriffe, deine IP-Adresse geben wir nicht weiter. Eine zufällige Kennung in deinem Browser verbindet die Aufrufe; sie hängt an keinem Konto. Deine Wahl speichern wir nur in deinem Browser. Wie lange wir die Zählungen aufbewahren: [Frist folgt].

Die Statistik ist zurzeit ausgeschaltet. Wir zählen nichts, darum fragen wir auch nicht.

Fehlerberichte. Geht auf kidou.ch, in der App oder auf unseren Servern etwas schief, schicken wir einen Fehlerbericht an Sentry (Functional Software, USA; Speicherort [EU-Region folgt]): die Art des Fehlers, die Stelle im Code und die Meldung, aus der wir Mail-Adressen, Telefonnummern, Zugangsdaten und IDs vorher entfernen. Namen, Kinderdaten und Eingaben gehen nie mit, Cookies setzt das keine. Fehlerberichte gehören zum Betrieb und laufen darum auch ohne Einwilligung.

7. Anbieter, Teams und Interessenten

Dieser Abschnitt gilt für Kitas, Spielgruppen und Tagesfamilien: für Anbieter mit Konto, für die Personen in ihrem Team und für Organisationen, die kidou noch nicht nutzen (Interessenten).

Euer Profil. Öffentlich ist nur, was ihr selbst erfasst, und erst, wenn unser Team euer Profil einmal geprüft hat. Dazu gehören die Vornamen und Rollen eures Teams, wenn ihr sie im Profil eintragt. Name und Kontakt der Leitung sehen Eltern nie. Braucht ihr Hilfe im Cockpit, kann unser Team es ansehen: nur lesend, mit Grund und höchstens 60 Minuten; jede Ansicht seht ihr unter «Zugriffe von kidou».

Euer Team. Die Leitung lädt Personen unter «Team» ein: mit Name, Mail-Adresse, Rolle, Gruppen, Zugang von und bis und bei einer Vertretung ihren Tagen. Die Einladung schicken wir per Mail mit einem persönlichen Link, der 14 Tage gilt; bei uns steht nur ein Prüfwert des Links. Wer annimmt, meldet sich mit eigenem Konto an (Abschnitt 5). Entfernt ihr jemanden, ist der Zugang sofort weg; der Eintrag bleibt für das Protokoll, Übergabe-Notizen an die Vertretung löschen wir dabei. Übergabe-Notizen gehen nie an ein Sprachmodell. Bittet jemand um Zugang zu eurer Organisation, seht ihr Name, Mail-Adresse und Nachricht; einladen kann nur die Leitung.

Interessenten. Organisationen, die kidou noch nicht nutzen, führen wir nur mit Angaben zur Organisation: Name, Art, Postadresse, Telefon, Website und, wenn ihr sie uns nennt, eine Ansprechperson und die beste Zeit für einen Anruf. Die Angaben stammen aus amtlichen, öffentlichen Listen mit einer Lizenz, die das erlaubt (daraus nur Name, Postadresse und Telefon), von euch selbst oder von unserem Team. Gemeinden und Organisationen, mit denen wir zusammenarbeiten möchten, führen wir gleich. Nichts stammt aus sozialen Netzwerken, und nichts davon ist öffentlich.

Briefe und Anrufe. Den ersten Kontakt machen wir per Brief, per Telefon oder über Partner, nie mit einer unverlangten Werbe-Mail. Briefe verschickt Pingen (Schweiz): Pingen bekommt den Brief als PDF mit Name und Adresse im Adressfeld, druckt ihn und gibt ihn der Post. Jeder Brief nennt die Quelle eurer Adresse, einen persönlichen Abmeldecode und kidou.ch/stop. Für Anrufe führen wir eine Anrufliste mit Telefonnummer, bester Zeit, Grund und dem Verlauf eurer Kontakte mit uns: Briefe, Anrufe, Notizen, Einwilligungen, Abmeldung und Mails an uns. Sagt ihr «kein Interesse», melden wir uns nie wieder.

Rückruf vereinbaren. Im Formular auf kidou.ch/fuer-anbieter gebt ihr Name des Angebots, PLZ, Ansprechperson, Telefon und auf Wunsch die beste Zeit an; damit steht ihr noch am selben Tag auf der Anrufliste. Mails schicken wir nur, wenn ihr das zweite Häkchen setzt und eure Adresse bestätigt (Double-Opt-in): Wir senden einen Link an diese Adresse, höchstens einen je Adresse und Tag; er gilt 7 Tage und nur einmal, bei uns steht nur ein Prüfwert. Erst mit dem Klick auf «Mails erlauben» speichern wir die Adresse bei euch und die Einwilligung mit Beleg. Ein Link, den niemand bestätigt, verfällt nach 7 Tagen und wird danach gelöscht.

Mails an uns. Schreibt ihr uns, speichern wir die Mail (Absender, Betreff und Text); kennen wir euch als Interessenten, steht sie bei euch, und wir rufen zurück. Eine Antwort bereitet unser Assistent nach einer Vorlage vor, ein Mensch prüft und sendet sie. Eure Mails gehen nie an ein Sprachmodell.

Abmelden. Unter kidou.ch/stop mit dem Code aus dem Brief, eurer Mail-Adresse oder Name und PLZ, oder per Telefon, Mail oder Brief. Die Abmeldung gilt für immer: Damit wir euch nie wieder anschreiben, bleiben die Mail-Adresse beziehungsweise Name und PLZ in vereinfachter Form auf einer Sperrliste, auch wenn wir euren Eintrag löschen. Löschen wir einen Interessenten, merken wir uns ebenso Name und PLZ, damit er nicht aus einer Liste wieder angelegt wird. Wie lange wir Interessenten ohne Abmeldung aufbewahren: [Frist folgt].

Agenten. Viele dieser Schritte bereiten Agenten vor: Programme mit eigenem Konto, die nur über unsere Schnittstellen arbeiten, zum Beispiel Briefe, Leitfäden für Anrufe, Antworten auf Fragen an den Support und Vorschläge für euer Profil aus eurer Website und euren Unterlagen. Jede Aktion steht in einem Protokoll. Was an euch rausgeht, gibt ein Mensch aus unserem Team frei; selbst senden darf ein Agent erst, wenn über Wochen belegt ist, dass seine Entwürfe unverändert freigegeben werden, und dann nur in engen Grenzen. Solche Nachrichten sind gekennzeichnet und nennen eine verantwortliche Person.

Für einen Brief oder einen Leitfaden bekommt das Sprachmodell (Anthropic, Abschnitt 4) Name, Art und Ort eurer Organisation, eure Website, die Quelle der Adresse und den bisherigen Verlauf, für einen Brief auch einen Auszug eurer öffentlichen Website, den wir nicht speichern. Mail-Adressen und Telefonnummern entfernen wir vor jedem Aufruf. Eingegangene Mails, Beschwerden, Übergabe-Notizen und Fotos gehen nie an ein Modell. Unser Team bekommt jeden Morgen eine Übersicht mit Zahlen und anstehenden Entscheiden, auch mit Namen von Organisationen, per Mail und, wenn eingerichtet, über Slack (USA); Familien und Kinder stehen darin nie.

8. Speicherort und Dienstleister

Daten von Familien und Kindern speichern wir in unseren eigenen Datenbanken auf einem Server von Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland). Die Übertragung ist verschlüsselt, gesichert wird täglich.

Einzelne Aufgaben erledigen Dienstleister, jeweils mit Vertrag und nur mit den Daten, die sie dafür brauchen: Clerk (USA) für die Anmeldung, Resend (USA) für Mails, Anthropic (USA) für den Assistenten, DeepL (Deutschland) für Übersetzungen, Sentry (USA) für Fehlerberichte, PostHog auf einem eigenen Server für die Statistik mit deiner Einwilligung, Apple und Google für Mitteilungen auf dem Telefon, Stripe (Irland und USA) für Kartenzahlungen der Anbieter für Pro, Pingen (Schweiz) für Briefe an Anbieter und Interessenten und Slack (USA) für Übersichten an unser Team. [Liste wird vor dem Start vervollständigt]

Die Karten auf kidou.ch und in der App lädt dein Browser bzw. dein Gerät direkt beim Bundesamt für Landestopografie swisstopo (geo.admin.ch, Schweiz); dabei sieht swisstopo deine IP-Adresse und den Kartenausschnitt, keine Angaben aus kidou. Adressen von Standorten suchen Anbieter im Cockpit über denselben Dienst.

9. Deine Rechte

Du kannst jederzeit Auskunft verlangen, falsche Angaben berichtigen, deine Daten herunterladen und dein Konto mit allen Daten löschen. Das meiste geht direkt unter «Einstellungen». Diese Rechte haben auch Anbieter, ihre Teams und Interessenten.

Sonst schreib an datenschutz@kidou.ch, wir antworten innert 30 Tagen. Du kannst dich auch beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.